ما هي اهم الأخطاء التي يجب تجنبها عند استخدام البريد الإلكتروني في العمل؟

يعتبر البريد الإلكتروني أحد أكثر أشكال التواصل شيوعًا داخل المؤسسات، وتُعد الرسائل المرسلة من خلاله جزءًا من العمليات اليومية لمعظم الموظفين.

وبالرغم من ذلك نجد أن هناك الكثير من الأخطاء التي تُرتكب عند صياغة رسالة بريد إلكتروني، ولأن الأخطاء البسيطة يمكن أن تغير تمامًا معنى الرسالة، فيجب عليك تجنبها.

إليك 8 أخطاء يجب تجنبها عند استخدام البريد الإلكتروني في العمل:

1- الأخطاء اللغوية والنحوية:
إن أحد أخطاء البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا هي التي تتعلق بقواعد النحو غير الصحيحة والقواعد الإملائية الخطأ، ولهذا السبب يعد التدقيق اللغوي والنحوي حتى للرسائل القصيرة أمرًا بالغ الأهمية.

حيث يمكن لكلمة غير صحيحة أن تغير الغرض من الرسالة، كما يمكن للكلمة التي بها خطأ إملائي أن تعطي انطباعًا بأن الكاتب مهمل، وبالتالي تحدث فرقًا كبيرًا في الحكم على الكاتب والمحتوى.

2- خطأ في كتابة اسم المستلم:
خطأ آخر كبير في البريد الإلكتروني هو كتابة اسم مستلم الرسالة خطأ، حيث يعتبر هذا الإجراء طريقة سريعة جدًا لحذف رسالتك أو توصيل انطباع للمستلم بأنك غير مهتم. لذلك يجب عليك التوقف قليلا والتحقق جيدًا من كتابة اسم المستلم.

3- الاستخدام غير الصحيح لميزة الرد على الكل Reply All:
أحد أكثر الأخطاء المزعجة هو عندما يستخدم شخص ما وظيفة (الرد على الكل) Reply All في الرد على الكثير من الأشخاص في الوقت نفسه، خاصة عندما يكون الرد هو مجرد إشعار المتلقي أنك استملت الرسالة الأولية، كما يمكن أن يؤدي هذا الخطأ أيضًا إلى حدوث مشاكل إذا كان الرد مخصصًا لشخص واحد فقط.

4- عنوان موضوع غامض:
عنوان موضوع الرسالة هو العامل الأول في تحديد إذا كان المتلقي سيفتح الرسالة أم لا، لذلك يجب على المُرسل الانتباه جيدًا لما يكتبه، حيث يجب أن يكون دائمًا ذا صلة بموضوع الرسالة، وألا يكون غامضًا.

5- إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني على أنها عاجلة:
هناك خطأ آخر شائع وهو إرسال كل رسالة إلكترونية والكتابة عليها بأنها (عاجلة) urgent، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم اهتمام المستلم بهذه الرسائل بعد ذلك، الأمر الذي يمكن أن يكون ضارًا إذا كانت هناك رسالة عاجلة بالفعل.

6- كتابة الرسالة بأسلوب معقد:
يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها سهلة القراءة ولا تحتوي على عبارات أو فقرات يصعب على المستلم فهمها، حيث إن معظم الناس ليس لديهم وقت لمحاولة فهم عبارات معقدة في رسالة بريد إلكتروني.

7- الخطوط الغريبة والتأثيرات غير الضرورية:
لن يساعد استخدامك لخط غريب في جذب الانتباه، فعندما يتلقى الأشخاص بريدًا إلكترونيًا سيكون انتباههم الأول للمحتوى، وليس إلى الشكل الذي يبدو عليه، وبغض النظر عن مدى روعة رسالتك أو أهميتها ليست هناك حاجة لإدراج خط غريب أو مائل، أو إبراز الألوان وتغييرها في خطوطك في رسالة واحدة.

8- توقيع آلي غير ضروري:
يُعد التوقيع الآلي في رسائلك الإلكترونية، الذي يشير إلى اسمك وعنوانك وكيفية الاتصال بك مفيدًا، ومن ثمَّ لست بحاجة إلى إدراج تفاصيل أخرى، مثل: اقتباسك المفضل، أو شهاداتك وجوائزك، ورقم الفاكس الخاص بك، أو أي شيء آخر غير مفيد.

المصدر/ البوابة العربية